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Steve Jobs dijo: «El recurso más valioso que tenemos es el tiempo». A pesar de la aceleración de la vida, las redes sociales y el ritmo increíble, seguimos teniendo 24 horas en un día. ¿Cómo hacer todo? ¿Cómo organizar las tareas diarias y aumentar nuestra productividad? Respondamos estas preguntas importantes.

Consejos para lograr hacerlo todo

Planificación y rutina diaria

Lo primero es aprender a planificar el tiempo desde la mañana o la noche anterior. A menudo, muchas personas se dan cuenta al final del día que no han cumplido sus objetivos, a pesar de que han estado ocupados todo el tiempo. La razón puede ser simple: falta de planificación adecuada. Las personas exitosas planifican su día con precisión, incluso minuto a minuto.

Tener una lista de tareas con horas de inicio, fin y duración facilita el enfoque en tareas específicas que contribuyen a los objetivos finales. Aunque parece sencillo, la planificación efectiva es un arte que se debe dominar para cambiar tu vida. Aquí algunos consejos:

• Haz tu lista de tareas al final del día anterior. Puedes usar un cuaderno, una aplicación en tu teléfono o una herramienta digital.
• Establece el hábito de planificar: suele llevar 21 días acostumbrarse a hacerlo.
• Lee libros de gestión del tiempo, como los de Kevin Cruz, Michael Wilson o Stephen Covey, para aprender cómo mejorar tu planificación.

Establecimiento de metas

Las personas exitosas saben lo que quieren lograr. ¿Qué tarea es más fácil de realizar: una sin parámetros claros o una con metas específicas y medibles? Cuanto más cuantificables sean tus objetivos, más fácil será alcanzarlos.

Es importante traducir tus pensamientos en resultados concretos. Por ejemplo: hacer una llamada a 15 clientes antes de las 3 p.m. con el objetivo de cerrar 5 contratos.

Clasificación de tareas

Para hacer todo como las personas exitosas, es necesario aprender a priorizar. Cada tarea requiere diferentes recursos y tiempo. Usar un sistema de clasificación por prioridad ayuda a organizar las actividades diarias.

Aquí un ejemplo de clasificación:

• Categoría A: La tarea más importante, que representa el 80% de los resultados. Estas tareas impactan directamente en los resultados finales.
• Categoría B: Tareas que se pueden hacer solo después de las de categoría A. Son moderadamente importantes.
• Categoría C: Actividades agradables que no afectan el futuro, como reuniones sociales o actividades recreativas.
• Categoría D: Tareas que se pueden delegar a otros sin culpa, como enviar correos o tareas repetitivas.

Es fundamental descomponer tareas grandes en tareas más pequeñas para hacerlas más fáciles de cumplir, lo que permite una mejor planificación y mayor productividad.

Tiempo para descanso y ejercicio

Las personas que no logran hacer todo suelen apresurarse, olvidando descansar o hacer ejercicio. Organizar descansos es clave. Si trabajas frente a una computadora, es importante hacer ejercicio o caminar durante los descansos.

El ejercicio no solo mejora el estado físico, sino también el mental, ya que produce glucosa que beneficia las neuronas. Hacer ejercicio regularmente es un hábito esencial para aumentar la productividad.

Rutina diaria

La hora de dormir y despertar también influye en la eficiencia. Dormir bien (al menos 7-8 horas) mejora el rendimiento y la energía durante el día, lo que facilita la planificación. Las personas exitosas saben que un buen descanso es fundamental para comenzar el día con energía.

Leer para mejorar la productividad

Leer libros sobre gestión del tiempo es otra forma de mejorar la organización. Las personas que leen al menos 30 minutos al día logran más que las que no lo hacen. La lectura organiza el pensamiento y proporciona nuevas ideas.

Los «devoradores de tiempo»

Los «devoradores de tiempo» son acciones cíclicas que no aportan valor real, como revisar redes sociales sin propósito o ver series sin control. Estos hábitos pueden quitar horas valiosas del día. Para evitarlos, establece un límite de tiempo o sustitúyelos por actividades más productivas.

Limpiar el espacio informático

La concentración en tareas sin distracciones es fundamental. Usar un espacio de trabajo libre de distracciones, como un chat corporativo para comunicarte solo sobre tareas importantes, optimiza tu tiempo. Las herramientas como Compass permiten crear un entorno de trabajo sin interrupciones.

Recomendaciones simples

¿Cómo convertirse en una persona exitosa? Aquí algunos consejos clave:

• Establece objetivos claros y elimina distracciones.
• Usa la regla de los 5 minutos: si una tarea toma menos de 5 minutos, hazla de inmediato.
• Dedica un día para terminar tareas pendientes.
• Premia tus logros y reconócete por el esfuerzo.
• Empieza con las tareas más difíciles para tener éxito constante.
• Evita hábitos que resten tiempo, como procrastinar o distraerte fácilmente.

Estas recomendaciones son prácticas de personas exitosas como Bill Gates y Pavel Durov, quienes priorizan la organización y la salud.

Conclusión

Lograr hacer todo es más fácil de lo que parece. Con planificación, establecimiento de metas claras, ejercicio y descanso adecuado, puedes mejorar tu productividad. Al eliminar los «devoradores de tiempo» y practicar hábitos saludables, verás cómo aumentan tus logros y tu satisfacción.